0
1
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

Privacy policy

Privacy Policy

Toba HR Solution’s Privacyverklaring

De bescherming van uw privacy is voor Toba HR Solutions van uiterst belang. We verbinden ons ertoe uw persoonlijke gegevens te beschermen en te verwerken in strikte naleving van de Algemene EU-Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (“AVG”) en met transparantie en behoorlijkheid.

Onze verwerkingsactiviteiten worden uitgevoerd: 1) met uw toestemming; 2) om onze verplichtingen naar u toe na te komen; 3) voor de gerechtvaardigde doeleinden van onze bedrijfsvoering, of 4) anderszins in overeenstemming met de wet.

Het doel van deze privacyverklaring is om u adequaat in te lichten en uit te leggen hoe we persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en opslaan. U kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals uiteengezt in Hoofdstuk 6 van deze verklaring.

1. Toepassingsgebied

A. Context en Wie is Wie?

Wij zijn Toba HR Solutions NV, een vennootschap naar Belgisch recht met statutaire zetel te Bellevue Toren, Bellevue 5/901, 9050 Gent-Ledeberg, België (“Toba HR Solutions", “wij”) en geregistreerd bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen met ondernemingsnummer 0476.252.776.

"Verwerken" betekent de bewerking of het geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

De “Verwerkingsverantwoordelijke” zoals gedefinieerd in de AVG betekent de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Toba HR Solutions zal de verwerkingsverantwoordelijke zijn wat betreft het verwerken van uw persoonsgegevens.

De “Verwerker” zoals gedefinieerd in de AVG betekent de natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

B. Doelgroep

De personen op wie deze privacyverklaring van toepassing is, zijn:

Klanten, onderaannemers, kandidaten, enzovoort, die de TobaCube web applicatie en mobiele applicatie van Toba HR Solutions (de “Applicatie”) gebruiken en geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen zijn.

C. Buiten toepassingsgebied

De persoonsgegevens die wij voor uw werkgever als klant van Toba HR Solutions verwerken met betrekking tot personeelsplanning, werktijdregistratie en andere HR-gerelateerde diensten, worden geregeld door een afzonderlijke gegevensverwerkingsovereenkomst die met uw werkgever wordt gesloten. Een dergelijke gegevensverwerkingsovereenkomst maakt integraal deel uit van elk contract en garandeert u dat wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in opdracht van onze klant (uw werkgever).

Voor vragen over de persoonsgegevens die uw werkgever aan ons verstrekt als onderdeel van de diensten die wij leveren of over uw privacyrechten als werknemer, kunt u contact opnemen met de HR-afdeling van uw werkgever of de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

D. Aard van de gegevens

De gegevens waarop deze privacyverklaring betrekking heeft, zijn persoonsgegevens. Dit is alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van u of uit andere bronnen verzamelen, zoals:

· Identificatiegegevens zoals uw naam en gebruikersnaam

· Contactgegevens zoals uw e-mailadres en telefoonnummer

· Informatie voor beveiligde toegang zoals uw wachtwoord of andere verificatiegegevens

· Andere informatie die u ons hebt verstrekt in verband met uw account, zoals communicatievoorkeuren of ondersteuningsverzoeken.

· Gegevens met betrekking tot uw gedrag en gewoonten bij het gebruik van onze Applicatie.

· Beveiligingsinformatie: gebruikersactiviteiten worden gelogd om ongeautoriseerd of kwaadwillig gedrag te kunnen detecteren, waaronder gebeurtenissen met betrekking tot het aan- en afmelden van gebruikers, het resetten van wachtwoorden, wijzigingen in toegangsrechten of gebeurtenissen met betrekking tot het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gegevens.

Dergelijke persoonsgegevens worden verzameld:

· uit gegevens die u zelf invoert (zoals registratie-informatie);

· van uw wergever, zoals uiteengezet in de (interne) privacy verklaring van uw werkgever;

· uit gegevens verkregen uit integraties (bv. badgelezers, toepassingen van sociale secretariaten);

· uit gegevens door uw gebruik van onze Applicatie (zoals een IP-adres);

· via de cookies, zoals uiteengezet in onze cookieverklaring.

2. Doel van de gegevensverwerking

Uw persoonlijke gegevens kunnen voor volgende doelen worden verwerkt:

1) Om een account aan te maken op onze Applicatie

2) Om onze websites en diensten te verbeteren;

3) Om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen;

4) Om onze diensten op de markt te brengen (inclusief het verzenden van promotieberichten over onze producten en diensten);

5) Om onze zakelijke relatie te onderhouden, wanneer u een gebruiker van onze diensten, een klant of een kandidaat bent;

6) Om te voldoen aan wettelijke, regelgevende en juridische vereisten en redelijke verzoeken;

7) Om onszelf te verdedigen in het geval van een juridische claim;

8) Om toegang te verlenen tot onze beveiligde diensten en deze diensten veilig en operationeel houden.

In overeenstemming met de AVG verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van volgende rechtsgronden:

· We baseren de verwerking van persoonsgegevens voor (2) op de noodzaak voor de uitoefening van onze legitieme belangen (art. 6.1 f) AVG), in het bijzonder om de kwaliteit van onze Applicatie te verbeteren

· We baseren de verwerking van persoonsgegevens voor (3), (5) en (8) op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst of precontractuele verplichtingen die we met de betrokkene hebben gesloten, in het bijzonder de Gebruiksvoorwaarden (art. 6.1 b) AVG).

· We baseren de verwerking van persoonsgegevens voor (5) en (6) op de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6.1 c) AVG).

· We baseren de verwerking van persoonsgegevens voor (1) en (4) op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (art. 9.2 a) AVG).

3. Het delen van uw persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan volgende partijen:

· Met andere gebruikers van de Applicatie: u deelt informatie met andere gebruikers wanneer u informatie op de Applicatie openbaar maakt. Wees voorzichtig met uw informatie en zorg ervoor dat u zich comfortabel voelt met de zichtbaarheid van de inhoud die u deelt;

· Met onze serviceproviders en partners: Wij maken gebruik van derden die ons helpen onze diensten uit te voeren en te verbeteren. Deze derden helpen ons bij verschillende taken, waaronder datahosting en onderhoud, analyse, klantenservice, marketing, adverteren, betalingsverwerkingen en beveiligingsactiviteiten. We delen ook informatie met partners die onze diensten verdelen en ons bijstaan bij het adverteren. Zo kunnen we bijvoorbeeld uw informatie in gehashte, niet door mensen leesbare vorm delen met advertentiepartners;

· Met handhavingsinstanties/wanneer vereist door de wet: We kunnen uw gegevens verstrekken indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is: (i) om te voldoen aan een juridische procedure, zoals een gerechtelijk bevel, dagvaarding of huiszoekingsbevel, onderzoek door de overheid/handhavingsinstantie of andere wettelijke vereisten; (ii) om te helpen bij het voorkomen of opsporen van misdaad (in elk geval onderworpen aan de toepasselijke wetgeving); of (iii) om de veiligheid van personen te beschermen.

Bij de overdracht van persoonsgegevens aan derden zorgen we er altijd voor dat we passende technische en organisatorische maatregelen treffen. Waar nodig zullen we bijvoorbeeld een data transfer agreement of een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen op het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging ervan worden vastgelegd.

Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derden voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Voor zover uw gegevens in het kader van dit artikel worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie die geen passend beschermingsniveau voor uw gegevens bieden, zal Toba HR Solutions ervoor zorgen dat de bedrijven waaraan uw gegevens worden doorgegeven wel een passend beschermingsniveau bieden. In het bijzonder hebben we met hen standaardcontractbepalingen afgesloten. Toba HR Solutions garandeert altijd per geval te controleren of er sprake is van een passend beschermingsniveau voor doorgifte naar derde landen.

4. Bescherming van uw gegevens

We hebben technisch en organisatorisch adequate beveiligingsnormen opgesteld voor onze activiteiten met betrekking tot het beveiligen en beschermen van persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. Op deze manier willen we voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens, deze verwerken, wijzigen of verwijderen en uw persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermen tegen vernietiging en verlies. Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op aanvraag.

5. Bewaring van uw gegevens

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de verwerkingsdoeleinden waarvoor uw gegevens zijn verzameld (zoals hierboven omschreven). We zullen uw persoonsgegevens op gepaste en veilige wijze verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn. We houden rekening met de gevoeligheid van uw persoonsgegevens, het doel en de wettelijke vereisten om de juiste bewaartermijn te hanteren.

We bewaren basisgegevens van onze klanten en leveranciers tot 10 jaar na afloop van de overeenkomst voor aansprakelijkheids-, juridische, fiscale en nalevingsdoeleinden. In specifieke gevallen kunnen we verplicht zijn om deze gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld in geval van een juridisch geschil, als (i) dat nodig is om onze aansprakelijkheid te vrijwaren of (ii) dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Alle persoonsgegevens voor louter wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden kunnen voor langere perioden worden bewaard.

Voor de gegevens van bezoekers van onze website verwijzen we naar ons cookiebeleid.

6. Uw rechten

We zullen redelijke inspanningen leveren om te verzekeren dat uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date zijn. Breng ons daarom op de hoogte van wijzigingen in uw gegevens.

In overeenstemming met de AVG heeft u het recht toegang te vragen tot de details van de persoonsgegevens die we over u bewaren en om deze te laten rectificeren of zelfs wissen in bepaalde specifieke gevallen. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking wordt uitgevoerd als een legitiem belang de rechtsgrond vormt. U hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden. Dit recht is absoluut - wij leven dit steeds na. Verder heeft u in specifieke gevallen het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Als de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken zonder invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van de gegevens voorafgaand aan de intrekking.

U hebt het recht op toegang tot de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikelijk en machine-leesbaar formaat en u hebt het recht om deze gegevens zonder onze toestemming over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (gegevensoverdraagbaarheid). Dit recht is echter onderworpen aan beperkingen en voorwaarden.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons uw ondertekende en gedateerde verzoek toesturen. Wij vragen u zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het formuleren van verzoeken:

Per gewone post naar:
Toba HR Solutions NV

T.a.v. DPO afdeling
Bellevue 5/901

9050 Gent-Ledeberg

België

Per e-mail naar ciso@tobahr.be

Wij zullen zo snel mogelijk en in ieder geval binnen vier (4) weken na ontvangst van uw verzoek reageren. De uitoefening van deze rechten is in principe kosteloos. Alleen in geval van onredelijke of herhaalde verzoeken kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding in rekening brengen. Het is mogelijk dat we u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te verifiëren.

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht contact op te nemen met de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit. We raden u echter aan eerst met ons contact op te nemen om te proberen een pragmatische en minnelijke oplossing te vinden voor het geschil.

De contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit zijn als volgt:

Gegevensbeschermingsauthoriteit
Rue de la Presse/Drukpersstraat 35

B-1000 Brussel

België
Tel.: +32 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

7. Verwijzingen naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar andere websites die niet door ons worden beheerd. Als u op een link van een derde klikt, wordt u doorgestuurd naar de website van die derde. Wij raden u ten zeerste aan het privacybeleid te lezen van elke site die u bezoekt.

Wij hebben geen controle over en zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud, het privacybeleid of de praktijken van websites of diensten van derden.

8. Wijzigingen aan de privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We nodigen u uit om de meest recente versie van de privacyverklaring online te bekijken.

Dit beleid werd voor het laatst herzien op 10 januari 2024.

9. Contactgegevens

Als u vragen hebt over de privacyverklaring, kunt u contact opnemen met Toba HR Solutions:

Per gewone post naar:
Toba HR Solutions NV

T.a.v. DPO afdeling
Bellevue 5/901

9050 Gent-Ledeberg

België

Per e-mail naar ciso@tobahr.be